케이터링 정보
커피브레이크 케이터링
커피브레이크 케이터링은 세미나·학술대회·컨퍼런스 세션 사이 짧은 휴식 시간에 맞춰 다과와 음료를 준비하는 서비스입니다. 참가자가 줄을 서서 오래 기다리지 않도록 발표자석이나 로비에 미리 세팅해두는 방식이 일반적입니다. 점심 도시락까지 함께 필요한 하루 종일 행사라면 커피브레이크와 도시락을 한 번에 준비할 수도 있습니다. 서울·경기 전 지역 대학·컨퍼런스홀·기업 강당으로 당일 출장이 가능합니다.
커피브레이크가 일반 다과와 다른 점
커피브레이크는 보통 10~20분 남짓의 짧은 시간 안에 많은 참가자가 한꺼번에 몰리는 구조입니다. 그래서 줄을 서서 기다리는 시간을 줄이는 세팅 방식이 무엇보다 중요합니다. 참가자 수와 좌석 배치를 미리 파악해 테이블을 나눠 배치하거나, 발표자석마다 개별 포장 다과를 미리 세팅해두는 방식으로 쉬는 시간마다 새로 줄을 서지 않아도 되게 구성하는 경우가 많습니다.
메뉴도 손에 부담 없이 집을 수 있는 마들렌·쿠키 같은 구움과자, 커피와 음료 디스펜서 위주로 짭니다. 국내외 참가자가 섞여 있는 학술대회라면 특정 재료를 꺼리는 참가자도 고려해 누구나 부담 없이 집을 수 있는 다과 위주로 채워 넣는 것이 안전합니다. 세션이 길게 이어지는 하루 종일 행사라면 오전·오후 커피브레이크와 점심 도시락을 시간표에 맞춰 순서대로 준비합니다.
커피브레이크는 세미나·학술대회뿐 아니라 기업 워크숍, 채용 설명회, 투자 설명회(IR)처럼 발표와 휴식이 반복되는 자리라면 어디에나 적용할 수 있습니다. 참가자가 노트북이나 자료를 들고 이동하는 경우가 많아, 손이 자유로워야 한다는 점을 고려해 한 손으로 집을 수 있는 구움과자와 컵 음료 위주로 구성하는 편입니다. 명함을 주고받거나 대화를 나누는 네트워킹 자리로도 이어지는 경우가 많아, 손이나 옷에 자국이 남지 않는 메뉴를 우선으로 고릅니다. 알레르기나 카페인을 피해야 하는 참가자를 위해 디카페인 음료나 무카페인 다과를 별도로 준비하는 경우도 있습니다.
예약부터 당일 세팅까지
- 행사 날짜, 세션 시간표, 예상 참가자 수를 문자나 전화로 전달합니다.
- 상담을 통해 커피브레이크 횟수, 다과 구성, 점심 도시락 필요 여부를 확인합니다.
- 예약금 입금으로 일정이 확정되면 발표자석 배치도와 좌석 수를 다시 확인합니다.
- 세션 종료 시간에 맞춰 미리 세팅을 마치고, 필요 시 발표자석 개별 세팅까지 진행합니다.
행사장이 여러 층에 걸쳐 있거나 세션룸이 분산돼 있는 경우, 다과 테이블을 층별·구역별로 나눠 배치해 참가자가 이동 없이 가까운 곳에서 바로 이용할 수 있도록 계획합니다. 엘리베이터 이용이 제한적인 건물이라면 반입 동선도 미리 확인해 세팅 시간을 여유 있게 잡습니다.
실제 진행 사례 — 건국대 국제학술대회
건국대학교에서 열린 국제학술대회 행사였습니다. 세션 사이 짧은 휴식 시간에 다과를 챙기고, 온라인 참가자까지 있는 하루 종일 일정이라 점심 도시락까지 함께 준비해야 했습니다. 발표자석마다 이름표와 함께 디저트 박스를 미리 세팅해두어, 쉬는 시간마다 새로 줄을 서지 않아도 되게 했습니다. 참가자 규모에 맞춰 개별 포장 위주로 구성했고, 점심 도시락은 여러 인분을 한 번에 담아 운반이 쉽도록 대형 박스로 준비해 현장에서 개별 접시에 옮겨 담을 수 있게 했습니다.
학술행사는 시간표가 곧 법이라, 세션 사이 정해진 시간 안에 정확히 세팅을 끝내는 게 관건입니다. — 나든솔, 이윤선쿠킹스튜디오
국내외 참가자가 섞여 있는 자리였던 만큼, 커피브레이크 테이블에는 누구나 부담 없이 집을 수 있는 다과 위주로 채워 넣었습니다. 세션이 끝날 때마다 조용히 다음 순서를 준비했던 하루였고, 오전 세션이 끝나는 시간에 맞춰 점심 도시락이 도착하도록 일정을 계획해 발표 흐름이 끊기지 않게 진행했습니다. 다음 정기 학술대회에도 다시 문의를 주셔서, 매년 비슷한 방식으로 진행 방향을 조율하고 있는 학교입니다.
규모별로 흔히 궁금해하는 것들
50명 이하 세미나는 테이블 한두 개로 충분하지만, 200명이 넘는 대형 학술대회는 여러 지점에 다과 테이블을 나눠 대기열이 한곳에 몰리지 않도록 계획하는 것이 관건입니다. 참가자 명단이 사전에 확정되는 행사라면 발표자석 개별 세팅으로, 현장 등록 위주의 행사라면 로비 뷔페형 세팅으로 방식을 다르게 제안합니다. 정확한 구성과 견적은 참가자 수와 세션 구조에 따라 상담을 통해 안내해 드립니다.
자주 묻는 질문
커피브레이크는 몇 인분부터 준비할 수 있나요?
세미나부터 대형 학술대회까지 참가자 규모에 맞춰 준비합니다. 정확한 최소 인원과 구성은 행사 규모와 세션 구조에 따라 달라지므로 상담을 통해 안내해 드립니다.
세션 사이 쉬는 시간이 짧은데 줄을 서지 않고 받을 수 있나요?
네, 참가자 수와 좌석 배치에 맞춰 테이블을 나누거나 발표자석마다 개별 포장 다과를 미리 세팅해두는 방식으로 대기 시간을 최소화합니다. 세션 시간표를 미리 알려주시면 그에 맞춰 세팅 방식을 제안해 드립니다.
점심 도시락과 커피브레이크를 함께 준비할 수 있나요?
가능합니다. 하루 종일 진행되는 학술대회의 경우 오전·오후 커피브레이크와 점심 도시락을 시간표에 맞춰 순서대로 준비하는 경우가 많습니다. 세션 일정 전체를 알려주시면 시간대별로 계획을 세워 드립니다.
온라인 참가자가 섞여 있는 하이브리드 행사도 가능한가요?
네, 현장 참가자를 기준으로 다과와 도시락을 준비하며, 온라인 참가자 비중이 높아 현장 인원이 유동적인 경우 예상 범위를 상담 시 알려주시면 여유분을 포함해 준비합니다.
발표자석 지정 세팅이 필요한 경우 어떻게 진행되나요?
발표자 명단과 좌석 배치도를 미리 전달받아 이름표와 함께 도시락·다과를 좌석마다 세팅해 드립니다. 발표자마다 쉬는 시간에 따로 줄을 서지 않아도 되어 행사 진행이 매끄러워집니다.
강당 로비처럼 넓은 공간에서도 세팅이 가능한가요?
가능합니다. 공간 도면이나 사진을 미리 보내주시면 참가자 동선을 고려해 테이블 위치와 개수를 제안해 드리며, 여러 지점에 분산 배치해 대기열이 한곳에 몰리지 않도록 계획합니다.
세션 시간표가 아직 완전히 확정되지 않았더라도 괜찮습니다. 예상 참가자 수와 행사 성격만 먼저 알려주시면 대략적인 구성과 세팅 방식을 안내해 드리고, 시간표가 확정되는 대로 세부 일정에 맞춰 다시 조율합니다. 매년 반복되는 정기 학술대회·세미나라면 지난 진행 기록을 참고해 더 빠르게 구성안을 제안해 드릴 수 있습니다.
일정과 인원만 알려 주시면 구성안을 안내해 드립니다.
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